Narzędzia do optymalizacji procesów
Dzisiejsze przedsiębiorstwa, szczególnie w epoce kryzysu, zmuszone są do jak największych oszczędności i optymalizacji. O ile w czasach prosperity niektóre niegospodarności mogą wiecznie ukrywać za rosnącymi przychodami, o tyle nagłe załamanie rynku mówi „sprawdzam” i obnaża wszystkie słabe strony działania firm. Dlatego w czasie krachu tak ważna jest optymalizacja procesów biznesowych i łatanie dziur, przez które wypływają potencjalne oszczędności.
Optymalizacja procesów biznesowych – definicja
Omawiając narzędzia do optymalizacji procesów biznesowych, niezbędnym jest wytłumaczyć czym optymalizacje tak naprawdę są. Podstawowa definicja mówi, że optymalizacja procesów biznesowych to dostosowanie istniejących procesów w firmie tak, aby szybciej, prościej i taniej (optymalniej) realizowały działania firmy. Może to być np. uproszczenie lub skrócenie przepływu informacji w łańcuchu dostaw bądź aktualizacja systemu chmurowego firmy. Optymalizacja przystosowuje procesy do realizacji założonych przez firmę celów – jeżeli przedsiębiorstwo dąży do oszczędności, zmiana będzie dotyczyć kosztów procesu. Jeżeli firma stawia na szybką ekspansję działalności, zmiana skupi się na przyspieszeniu działania w wybranym obszarze.
Zazwyczaj potrzeba optymalizacji procesów biznesowych pojawia się gdy firma znajduje się w trudnym momencie finansowym lub przy okazji audytu inteligencji organizacyjnej. Przedsiębiorstwo jednak nie powinno czekać aż do momentu kryzysowego i może skorzystać z metod optymalizacji procesów szczególnie w sytuacjach, gdy:
Skuteczne optymalizowanie procesów składa się z 6 podstawowych etapów:
- Analiza potrzeb
- Analiza stanu obecnego
- Analiza stanu docelowego
- Stworzenie planu optymalizacji
- Wdrożenie
- Monitorowanie i kontrola
Firmy zajmujące się optymalizacją procesów wykorzystują na różnych etapach specjalistyczne narzędzia do analizy i usprawnień. Skrzynka z narzędziami jest duża, jednak do najbardziej popularnych należą m.in.:
Value Stream Mapping (Mapowanie strumienia wartości)
Value Stream Mapping to technika produkcji lean, która została przyjęta w zarządzaniu zwinnym.
Celem tej techniki jest optymalizacja przepływu informacji lub materiałów wymaganych do ukończenia procesu, a tym samym skrócenie czasu potrzebnego do stworzenia wartości i wyeliminowanie marnotrawstwa lub niepotrzebnej pracy. W mapowaniu strumienia wartości tworzymy wizualną mapę przepływu procesu, abyśmy mogli zidentyfikować, gdzie marnują się opóźnienia i występują ograniczenia.
Po zidentyfikowaniu obszarów, które można by poprawić w tym procesie, możemy szukać sposobów na usunięcie tych problemów i usprawnienie procesu.
Dowiedz się więcej o mapowaniu procesów biznesowych.
BPMN 2.0
Graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych. Pozwala na prostą wizualizację kroków i łatwiejszą komunikację i współprace w drodze do skutecznej realizacji celu biznesowego. Możliwe jest dostosowanie schematu do ról interesariuszy i identyfikowanie w procesach problemów, które mogą wymagać rozwiązania i potencjalnych obszarów wymagających poprawy.
Tablica Kanban
Tablice Kanban są odmianą tradycyjnego systemu Kanban, polegającego na takim zarządzaniu, aby każda komórka organizacyjna wykonywała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne, opartego na cyrkulacji kart produktów oraz analizie przepływu kart. Za jej pomocą można pokazać zarówno prosty proces, w jakim pracuje jeden zespół, jak i bardzo skomplikowany, wymagający zaangażowania wielu zespołów czy niezależnych specjalistów.
Tablica pozwala obsługiwać różnego typu zadania realizowane na potrzeby jednego lub wielu produktów w dowolnych konfiguracjach osobowych. Pełni funkcję punktu informacyjnego i często staje się ogniwem spajającym ludzi połączonych przez wspólny cel i proces.
Zasady 5S
Zasady 5S to zbiór pięciu prostych zasad: selekcja, sortowanie, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina (ang. sort, storage, shine, standarize, sustain). Jest to narzędzie, którego celem jest stworzenie oraz utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy. Wynika z przekonania, że czystość, porządek i dobra organizacja miejsca pracy mają zasadniczy wpływ na produktywność, stabilność procesów oraz wyeliminowanie marnotrawstwa.
Same narzędzia to jednak nie wszystko – firmy decydując się na optymalizację, muszą określić swoje priorytety. W zależności od rodzaju firmy i specyfiki działalności, najczęstszymi strategiami optymalizacyjnymi są m.in.:
- Lean Management – Strategia zarządzania przedsiębiorstwem opierająca się na zasadach pozwalających na zminimalizowanie marnotrawstwa, które nie dodaje produktowi żadnej wartości
- Just-in-time – Strategia produkcji ograniczająca koszt produkcji poprzez zmniejszenie kosztów związanych z magazynem i innymi kosztami dotyczącymi zapasów
- Kanban – System nazywany samoregulującym się narzędziem operacyjnego sterowania produkcją. Sterowany jest on w oparciu nie o plan, ale o zdarzenia, które mają miejsce bezpośrednio na produkcji
- Kaizen – Strategia polegająca na ciągłym i niekończącym się poprawianiu procesów dzięki zaangażowaniu każdego pracownika firmy.
Podsumowując…
Jest to oczywiście zaledwie wycinek dużego obszaru wiedzy, jakim jest skuteczna optymalizacja procesów. Każda organizacja i każdy proces są jedyne w swoim rodzaju, dlatego do każdego projektu należy podejść z odpowiednim zestawem narzędzi i wniosków z poprzednich doświadczeń.
Eksperci Enky Consulting z wielką przyjemnością służą naszym klientom w zakresie usprawnień i modernizacji ich procesów, wspomagając przetrwać czasy kryzysu oraz zyskać przewagi konkurencyjne. Odezwij się do nas, by porozmawiać o procesach w Twojej firmie i zwiększyć szanse na skuteczne działanie!
Umów się na darmowe,
30 minutowe spotkanie
Dostarczamy rozwiązania na najbardziej skomplikowane problemy biznesowe.
Umów się na spotkanie i skonsultuj z nami możliwe rozwiązania Twoich przeszkód.
Czekamy na Twoją wiadomość!
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami,
wyślij e-mail na adres kontakt@enkyconsulting.com
