Mapowanie procesów biznesowych od A do Z

Centralną częścią funkcjonowania wszystkich organizacji są istniejące w niej procesy. Każda zmiana usprawniająca proces biznesowy pozwala firmie zwiększyć swoją konkurencyjność, wzmacniając swoją pozycję rynkową i tworząc dodatkową wartość dla klientów. Budowanie przewagi konkurencyjnej w dużej mierze opiera się właśnie o zarządzanie procesami biznesowymi i ciągłą ich optymalizację – eliminowanie możliwości pomyłek i błędów ludzkich, skracanie czasu trwania, usprawnianie przepływu informacji i wymiany wiedzy. Mapowanie procesów biznesowych jest zatem nieodłączną częścią rozwijania efektywnego planu rozwoju firmy. Stanowi także ważny element metod zwinnego zarządzania, które opierają się na podejściu procesowym, jak np. Just In Time w metodyce Kanaban.

Mapowanie procesów biznesowych polega na wizualnej reprezentacji czynności wykonywanych w ramach stałych operacji w firmie.

Poprzez kompleksowe rozpoznanie i opisanie systemów funkcjonowania poszczególnych procesów, ich przebiegu, celu i odpowiedzialnych pracowników, mapa procesu firmy umożliwia dokładny wgląd w kształt działań wykonywanych w organizacji. Dzięki temu możliwe jest stworzenie optymalnego planu rozwoju, projektu optymalizacji lub automatyzacji procesów biznesowych.

Mapowanie procesu w firmie zaczyna się u samej podszewki podstawowej operacyjności organizacji, czyli poprzez rozmowy z pracownikami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych zadań składających się na dany proces. Kluczowymi aspektami, na które należy zwracać uwagę mapując procesy są:

1. elementy wejściowe, (inputs) czyli czynniki, które w danym procesie są obiektem prac;
2. przebieg procesu, czyli sposób w jaki prace te są wykonywane oraz czas ich trwania;
3. elementy wyjściowe (outputs), które są skutkiem danego procesu.

Rezultatem analizy tych aspektów jest diagram, który w sposób prosty lecz szczegółowy reprezentuje proces biznesowy w firmie. Na podstawie tej wizualizacji analitycy biznesowi mogą poszukiwać wąskich gardeł i marnotrastwa zasobów, które obniżają wydajność przedsiębiorstwa. Takie zrozumienie procesów umożliwia również poszukiwanie elementów funkcjonowania firmy, które mogą zostać poddane automatyzacji, tym samym zwiększając wydajność i uodparniając organizację na błąd ludzki (czytaj więcej o automatyzacji procesów biznesowych)

Najpopularniejszą formą mapowania procesów w firmie jest diagram przepływów czyli z języka angielskiego „process flows”. Tego typu model czytelnie przedstawia kroki, które w ramach jednego procesu realizują poszczególne zespoły pracowników. Mapa procesu biznesowego przypomina drzewo decyzyjne. Odpowiednie kształty na modelu reprezentują bramki decyzyjne, kroki procesu, elementy wejścia i wyjścia, a strzałki wskazują kolejność wykonywania kroków. Ponadto, każdy z kroków przypisany jest odpowiedniemu zespołowi w firmie, który zajmuje się jego realizacją.

Inną popularną formą mapowania procesów w firmie jest Mapowanie Strumienia Wartości (Value Stream Mapping), które opiera się na optymalizacji przepływu informacji oraz zasobów wymaganych do realizacji procesu. Kluczową cechą tej metody jest analiza procesów pod kątem wymaganego czasu z podziałem na pracę, która stanowi wartość dodaną oraz tą, która nie dodaje wartości. Mapowanie strumienia wartości jest szczególnie przydatne przy automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja powinna dotyczyć szczególnie tych elementów procesu, które wymagają względnie dużych nakładów czasowych bez wnoszenia wartości dodanej. Są to zazwyczaj czynności proste, powtarzalne i niewymagające wysiłku umysłowego od pracownika.

Więcej narzędzi do optymalizacji procesów w firmie opisaliśmy w tym artykule.

Chociaż najczęściej mapy procesów biznesowych w postaci diagramu przepływów pełnią rolę wizualizacji stanu zastanego, metoda ta może być również wykorzystana do projektowania stanu docelowego, który uwzględnia proponowane zmiany optymalizacyjne. Należy zauważyć, że mapy procesów mogą różnić się poziomem szczegółowości w zależności od potrzeb klienta. Najbardziej ogólne, ukazujące „szkielet” procesu, mogą składać się z ok. 7-10 kroków. Niemniej jednak każdy z kroków może zostać zmapowany tak, jakby był on indywidualnym procesem, tym samym znacząco zwiększając szczegółowość opracowania i pozwalając na dostrzeżenie większej liczby szans na optymalizację. Podstawową zasadą mapowania procesów w firmie jest jednak praca „od ogółu do szczegółu”, co oznacza, że najpierw należy opracować model stanowiący zarys całego procesu, a następnie skupić się na dokładnym zrozumieniu poszczególnych kroków.

Poza graficzną wizualizacją procesu firmy, efektem skutecznego mapowania powinna być dokumentacja kompleksowo opisująca dane procesy, składająca się z:

• identyfikacji procesów;
• opisu poszczególnych procesów;
• identyfikacji podprocesów;
• kroków podejmowanych w ramach procesu uwzględniający kolejność ich wykonywania;
• opis zależności pomiędzy procesami.

Co więcej, mapując procesy biznesowe w firmie, analitycy biznesowi powinni zwrócić uwagę, by ich działania nie ograniczały się do samego opisu kroków składających się na dany proces. Ich działania powinny również uwzględniać:

• początek (przyczynę) i koniec (skutek) procesu;
• strukturę procesu;
• motywacje firmy względem mapowania procesów;
• punkty odniesienia i mierniki efektywności procesu;
• znaczenie procesu w kontekście ogólnego funkcjonowania firmy;
• dokumentacji procesu;
• kwalifikacji pracowników do realizacji kroków w ramach procesu;
• gotowości organizacji na wdrożenie usprawnień i optymalizacji na podstawie możliwości zidfentyfikowanych dzięki mapowaniu procesów.

Chociaż mapowanie procesów biznesowych jest wartościowe samo w sobie, pozwalając na uniezależnienie przedsiębiorstwa od indywidualnych pracowników, którzy mają wiedzę na temat funkcjonowania danego procesu, mapa procesu firmy jest szczególnie przydatnym narzędziem do kreowania planu rozwoju firmy. Chodzi tu konkretnie o zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez optymalizację i automatyzację procesów biznesowych. Po dogłębnym zrozumieniu procesów w firmie i stworzeniu przejrzystej ich wizualizacji, analitycy biznesowi są w stanie zidentyfikować możliwości usprawnień.

Na koniec prezentujemy przykłady okoliczności, w których szczególnie warto jest skorzystać z doradztwa w zakresie zarządzania procesami biznesowymi w celu ich optymalizacji:

• Podejrzenie niepełne wykorzystanie potencjału i zasobów przedsiębiorstwa;
• Potrzeba zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku;
• Ponoszenie wysokich kosztów operacyjnych;
• Chęć podniesienia jakości wykonywanych produktów lub usług;
• Potrzeba skrócenia czasu produkcji lub wykonywania usługi;
• Dostosowanie procesu do zewnętrznych norm, standardów i regulacji;
• Niwelacja problemów z komunikacją w zespole;
• Przygotowanie do fazy skalowania przedsiębiorstwa.

Sprawdź naszą ofertę.

Jest to oczywiście zaledwie wycinek dużego obszaru wiedzy, jakim jest skuteczna optymalizacja procesów. Każda organizacja i każdy proces są jedyne w swoim rodzaju, dlatego do każdego projektu należy podejść z odpowiednim zestawem narzędzi i wniosków z poprzednich doświadczeń.

Eksperci Enky Consulting z wielką przyjemnością służą naszym klientom w zakresie usprawnień i modernizacji ich procesów, wspomagając przetrwać czasy kryzysu oraz zyskać przewagi konkurencyjne. Odezwij się do nas, by porozmawiać o procesach w Twojej firmie i zwiększyć szanse na skuteczne działanie!