Jakie procesy biznesowe warto zautomatyzować?

Automatyzacja to oczywiście nie to samo co digitalizacja, ale oparcie pierwszego o drugie jest obiecującą perspektywą. W strategii automatyzacji można rozpatrywać procesy przebiegające jeszcze w sposób „tradycyjny” i zdigitalizować je od razu w postaci zautomatyzowanej.

Wśród takich procesów można wyróżnić przede wszystkim:

• procesy powiązane z przepływem informacji w formie dokumentów: przesyłanie dokumentów w wersjach elektronicznych, porządkowanie elektronicznych dokumentów przychodzących na odpowiednie skrzynki np. fakturową
• procesy związane z wirtualizacją przestrzeni pracy: planowanie, przypominanie, przydzielanie zadań
• procesy związane z kontrolą kosztów i przygotowywaniem budżetów: automatyczne generowanie raportów
• procesy związane z zarządzaniem relacją z klientem: wdrożenie CRM z usprawnieniami automatyzującymi bądź synchronizującymi

Automatyzacja daje nową perspektywę na funkcjonowanie biznesu i w ten sposób może doprowadzić do powstanie wcześniej niemożliwych i pomijanych w analizie procesów. W praktyce dodatkowy proces może nie przynosić odpowiedniego marginalnego przychodu w krótkim horyzoncie czasowym, aby uznać go za opłacalny, jeśli ma być wykonywany przez pracownika. Sytuacja może się jednak odmienić, gdy taki proces ma powstać jako zautomatyzowany.

Przykładami takich procesów są:

• synchronizowanie przestrzeni plików między systemami
• kopiowanie załączników z wiadomości e-mail do bazy danych
• dodawanie postów na alternatywnym medium promocji

Każdy łańcuch czynności w biznesie można nazwać procesem. Nie wszystkie takie łańcuchy mają jednak optymalną „długość”, a ich precyzyjna struktura umyka współtworzących go poprzez wykonywanie czynności jednostkom. Rozwiązaniem nieefektywności wynikłych z takiego stanu rzeczy jest przede wszystkim zidentyfikowanie takich łańcuchów, rozłożenie ich na części składowe i usprawnienie. Perspektywa proponowana w tym artykule pociąga za sobą twórcze uwzględnienie możliwości narzędzi automatyzujących i bezpośrednie umieszczanie w łańcuchu czy układzie łańcuchów rozwiązań automatyzujących na poziomie optymalizacji nowo zidentyfikowanego procesu.

Wiele automatyzacji procesów ma charakter indywidualny dla biznesu w zależności od istotnych czynników takich jak: standardy w postaci np. medium komunikacyjnego, wykorzystywane narzędzia cyfrowe, przestrzenie gromadzenia informacji i relacji między procesami. Nie można więc posługiwać się jedynie kryterium łatwości automatyzacji procesu w oderwaniu od reszty, bo każdy najmniejszy proces może być częścią rozległej sieci. Wtedy pozornie usprawniająca jednowymiarowa automatyzacja może wygenerować lawinę nowych, zbędnych procesów. Dlatego tak istotne jest strategiczne podejście do automatyzacji procesów i rozpatrywanie każdej z okazji na automatyzację w kontekście siatki procesów. Takie spojrzenie pozwala nie tyle zabezpieczyć się przed odwrotnym efektem automatyzacji co zbudować perspektywę dalszych usprawnień oraz dobrać odpowiednie rozwiązanie automatyzujące obejmujące konkretny badany obszar sieci procesów.

Aby odpowiednio ocenić, które procesy nadają się do opłacalnej automatyzacji, potrzebne jest uwzględnienie kosztów pracy nad automatyzacją oraz utrzymywania automatyzacji. Wiadomo, że wszelakie narzędzia ulegają stopniowym zmianom, które tworzą nowe szanse lub uniemożliwiają dalsze poprawne działanie wdrożonych narzędzi. Solidna analiza kosztów w tym przypadku powinna uwzględniać koszt odpowiednich konsultacji lub utrzymania i edukacji odpowiedzialnego pracownika.

Interesuje Cię perspektywa usprawnienia biznesu i skalowania procesów przez automatyzację? Pierwsze kroki w automatyzacji procesów i krytyczne spojrzenie na możliwe rozwiązania nie jest łatwe w obliczu wielu opcji kuszących łatwą drogą do usprawnienia biznesu. Chcesz skutecznie wdrożyć rozwiązanie automatyzujące procesy? Skontaktuj się z nami! Służymy wiedzą i doświadczeniem w zakresie nowoczesnego podejścia do optymalizacji procesów biznesowych.