Zarządzanie Projektami w Innowacjach

Zarządzanie projektami to dziedzina zarządzania nastawiona na wykorzystanie wiedzy, technik i narzędzi do zwiększenia skuteczności realizacji projektów. Jest to uniwersalna dyscyplina, która świetnie sprawdzi się również w innowacjach.

Projekty innowacyjne mają swój specyficzny charakter. W ramach takich projektów eksplorowane są nowe pomysły i szanse, które mają na celu budować przewagę konkurencyjną w postaci lepszych produktów, efektywniejszych procesów i bardziej nowoczesnych metod organizacyjnych. W założeniu te działania mają relatywnie wysokie prawdopodobieństwo porażki, a podejście do ich realizacji jest eksploracyjne i oparte na eksperymentowaniu. Cele i zakres projektów innowacyjnych często nie są szczegółowo określone w momencie rozpoczęcia projektu.

Te wszystkie cechy powodują, że zespoły projektowe powinny przykładać szczególną wagę do zarządzania ryzykiem, zarządzania zmianą oraz do odpowiedniej komunikacji. Współpraca w ramach projektów innowacyjnych powinna opierać się na zaufaniu, potrzebne jest również skuteczne przywództwo ze strony kierownika projektu. Co więcej, niezwykle ważna jest rola widocznego i aktywnego sponsora.

Nowoczesne metody zarządzania projektami

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami nie zawsze odpowiadają na wyzwania projektów innowacyjnych. Zakładają one, że zakres, budżet i czas trwania projektów są określane już na samym początku projektu, a realizacja przebiega etapowo. Tymczasem innowacje najczęściej tworzy się w warunkach ryzyka oraz szybko zmieniającego się otoczenia biznesowego. Działalność badawczo-rozwojowa i innowacyjna powinna zakładać możliwość szybkiego wprowadzania zmian i ciągłe nastawienie na potrzeby klienta.

Co pozwala osiągnąć zamierzony efekt? Nowoczesne metody zarządzania projektami oparte o filozofię Agile. W ramach metodyk zwinnych w sposób cykliczny określa się krótkoterminowe cele zespołu, sprawdza ich wykonanie i dopasowanie do wymagań biznesowych. Zespoły ściśle pracują z klientem i sponsorem z wpisaną zasadą ciągłego doskonalenia.

Metodyki zwinne opierają się o wbudowane wartości, które odpowiednio zastosowane pozwalają zwiększyć skuteczność realizacji projektów innowacyjnych:

  • Nastawienie na klienta – nastawienie na odbiorcę projektu, jego upodobania i oczekiwania to jedno z głównych zadań, przed którym stoją zespoły projektowe. Ostatecznie to klient decyduje o tym, czy innowacja spełnia jego oczekiwania. Jednak niezależnie od tego czy klientem jest odbiorca wewnętrzny przedsiębiorstwa, czy zewnętrzny, który decyduje portfelem o sukcesie firmy, zawsze trzeba monitorować, jak prowadzony przez zespół projekt wspomaga go w jego potrzebach i jakie problemy rozwiązuje. Metodyki zwinne skupiają się na tej wartości między innymi poprzez praktyki takie jak: persony, formę historyjek użytkowników czy też częste demo dla odbiorców
  • Dostarczanie wartości biznesowej – w każdym projekcie należy przede wszystkim zadać sobie pytanie – po co go robimy? W szczególności mówiąc o innowacjach warto pamiętać, że projekt musi znaleźć swoje uzasadnienie biznesowe. Czasem nie warto spędzać dziesięciu godzin na pisaniu zaawansowanego programowania umożliwiającego automatyzację pewnych czynności, jeżeli ich wykonywanie trwa ledwie 5 minut i to tylko raz w miesiącu. Każdy projekt innowacyjny powinien być dobrze przeanalizowany pod kątem korzyści, ale też kosztów alternatywnych, czyli np. czasu programistów i menedżerów poświęconego na jego wprowadzanie, który mógłby zostać wykorzystany na rozwiązywanie innych problemów. Najlepszym sposobem na monitorowanie tej kwestii w zarządzaniu projektami jest wykorzystanie metod śladowania wymagań.
  • Ciągła komunikacja i feedback – wymiana informacji na temat efektów prac jest ważna nie tylko w projektach innowacyjnych. Zawsze należy pamiętać, by na bieżąco wymieniać się informacjami z interesariuszami i zespołem projektowym. W innowacjach ze względu na duże ryzyko porażki projektu, kontekst eksperymentowania oraz fakt, że najczęściej należy je ‘sprzedać’ wewnętrznie w organizacji to właśnie dobra komunikacja jest jednym z kluczowych czynników sukcesu. Dobrymi praktykami zwinnymi są np. retrospektywy, tzw. ‘information radiators’ i skupienie na komunikacji face-to-face.

Wśród pozostałych zasad i wartości można wyróżnić także otwarcie na zmiany w projekcie (nawet na późniejszym etapie), inkrementalne i regularne dostarczanie produktów cząstkowych, ścisłą współpracę zespołu projektowego, doskonałość techniczną i dbałość o jakość, a także minimalizację niepotrzebnej pracy.

Innowacja a zarzadzanie projektami

Według autorów Kavanagh i Naughton istnieje pozytywny wpływ wykorzystania metod zarządzania projektami na innowacyjność całych gospodarek. Analiza, którą przeprowadzili pokazuje pozytywną korelację liczby certyfikowanych kierowników projektów z indeksem innowacji przy współczynniku determinacji R kwadrat = 0,664

Badacze wykorzystali liczbę certyfikacji kierowników projektów jako łatwo dostępną, powszechną i skuteczną miarę formalnego wykorzystania metod zarządzania projektami w poszczególnych krajach. Drugim wymiarem analizy był indeks innowacji oparty na European Innovation Scorecard (EIS), który jest miarą wykorzystywaną m.in. przez OECD.

Analiza danych wykazała również, że im większy poziom zarządzania projektami w danym kraju, tym wyższa innowacyjność. Jest to niezwykle ciekawy wniosek, który jest zbieżny z naszymi obserwacjami i rekomendacjami powszechnego wykorzystania metod zarządzania projektami do zarządzania innowacjami.

Na uwagę zasługuje jeszcze jedna obserwacja – bardzo wysoki poziom zarządzania projektami jest skorelowany ze zmniejszająca się innowacyjnością. Może być to związane ze zbytnią formalizacją zarządzania projektami lub prawem malejących przychodów krańcowych.

W ciągu najbliższych tygodni planujemy powtórzyć to badanie na podstawie bardziej aktualnych danych. Chcesz jako pierwszy otrzymać wyniki badania i mieć dostęp do pogłębionej analizy?

Wystarczy, że zapiszesz się do naszego newslettera.



Enky Consulting – skutecznie poszukujemy i wdrażamy innowacje

W Enky Consulting od lat wykorzystujemy zaawansowane metody zarządzania projektami do skutecznego wdrażania innowacji. Nasze programy innowacji opierają się o systematyczne poszukiwanie impulsów do innowacji, selekcję i analizę potencjalnych projektów do realizacji oraz zarządzanie ich wdrożeniami.