Prawnik w pandemii: wdrożenie pracy zdalnej w kancelarii

Nie będzie odkrywcze stwierdzenie, że pandemia COVID-19 odciska coraz silniejsze piętno na polskiej gospodarce, w tym na zasadach funkcjonowania polskich kancelarii prawnych i samych prawników.  Po „pierwszej fali” pandemii, Naczelna Rada Adwokacka przeprowadziła ankietę wśród adwokatów na temat tego jak pandemia wpłynęła na ich sytuację gospodarczą[1].

Aż 68% ankietowanych prawników określiło swoją pracę zawodową podczas pandemii COVID-19 jako „częściowo ograniczoną”. Normalnie pracowało zaledwie 17% badanych, a 16% z nich zupełnie wstrzymało swoją aktywność zawodową. Ograniczenie działalności kancelarii pociągnęło za sobą w sposób oczywisty obniżenie przychodów.

Wpływ pandemii COVID-19 na swobodę prowadzenia działalności zawodowej w branży prawniczej

Spadek przychodów o ponad połowę zadeklarowało 45% prawników, utratę całości dochodów wymieniło 18%, zaś spadek o jedną czwartą – 24% . W sumie ponad 87% prawników straciło część, połowę lub całość przychodów, w porównaniu z tymi osiąganymi w poprzednim roku.

Wpływ pandemii COVID-19 na przychody kancelarii prawniczych

Oczywiście ograniczenia dotyczące możliwości pracy zawodowej w związku z pandemią mają wiele wymiarów. Prawnicy wskazywali, że jednymi z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy były ograniczenia w działalności sądów, czy ograniczenia w funkcjonowaniu usług pocztowych. Co ciekawe i zasługujące na uwagę w kontekście dzisiejszego wpisu – aż 42% badanych wskazało, że w wyniku pandemii ograniczony lub utrudniony był kontakt z klientami.

Pandemia bodźcem do digitalizacji kancelarii prawnych

W tym miejscu wskazać należy, że czas pandemii może być skutecznym bodźcem do digitalizacji procesów biznesowych w kancelariach oraz kontaktów z klientami – co w niedalekiej przyszłości stanowić będzie dużą przewagę dla prawników, którzy skutecznie wykorzystali niesprzyjający czas do budowania nowych sposobów funkcjonowania.

Dzięki postępowi w rozwoju technologii chmurowych oraz większej dostępności rozwiązań typu SaaS (Software-as-a-Service) możliwe jest szybkie stworzenie środowiska do efektywnej realizacji pracy w sposób zdalny. Z drugiej strony, ze względu na wielość dostępnych technologii i rozwiązań, w dzisiejszym wpisie postanowiłem pokazać mapę rozwiązań, które mogą wspierać kancelarie i prawników w kluczowych obszarach wykluczenia w związku z pandemią (praca zdalna – tzw. „centra pracy zespołowej”, kontakt z klientem i telekonferencje oraz monitorowanie czasu pracy).

1. Centra Pracy Zespołowej

Rozwiązania określane jako „centra pracy zespołowej” to grupa platform, które umożliwiają komunikację tekstową (często również wideo) w ramach zespołów, indywidualnie lub w kontakcie z klientami. Platformy tego typu umożliwiają rozbudowane integracje z dodatkowymi narzędziami, z pozostałych kategorii (m.in. w zakresie udostępniania plików, czy telekonferencji) i w związku z tym funkcjonują jako swoiste centrum operacji dla struktury biura.

Slack (slack.com) & Teams (office.com)

Jednymi z najpopularniejszych rozwiązań w tej kategorii są Slack oraz Microsoft Teams. Oba te rozwiązania oferują możliwość tworzenia zespołów, kanałów (dedykowanych chatów dotyczących konkretnych zagadnień) wraz z możliwością korzystania z wideokonferencji i dzielenia się plikami. Oba narzędzia umożliwiają integracje z wieloma dodatkami od zewnętrznych dostawców, natomiast Teams zdecydowanie najlepiej „odnajduje się” jako część pakietu chmurowego Office w połączeniu z innymi narzędziami Microsoft. Ze względu na szeroką popularność pakietu Office duża część kancelarii już korzysta z Teams lub dysponuje licencjami użytkownika w tej usłudze, nie będąc nawet tego świadomym.

Basecamp (basecamp.com)

Narzędzie to skupia się mocno na organizacji pracy projektowej, umożliwiając tworzenie dedykowanych obszarów roboczych (zbierających w sobie m.in. pliki, tablice ogłoszeń), planowanie harmonogramów wraz z możliwością komunikacji dla użytkowników. Basecamp dodatkowo posiada rozbudowane funkcjonalności w zakresie komunikacji, planowania pracy, przechowywania plików i tworzenia dokumentów, dzięki czemu w porównaniu np. do rozwiązań takich jak Slack czy Teams nie wymaga zakupu dodatkowych rozwiązań i może być wykorzystany jako rozwiązanie typu „all-in-one”.

Notion (notion.so)

Innym narzędziem skupiającym się na filozofii „all-in-one” jest Notion. Rozwiązanie to jest interaktywnym notatnikiem, umożliwiającym tworzenie dowolnej treści z wykorzystaniem istniejących w ramach platformy modułów nazywanych przez autorów blokami. Pozwalają one m.in. na planowanie pracy projektowej, tworzenie zespołowych Wiki z objaśnieniami dla użytkowników czy udostępnionych dokumentów (np. notatki ze spotkań). Podstawowym założeniem Notion jest praca w jednym środowisku. Ogranicza to marnowanie czasu przy przełączaniu się między różnymi systemami, łącząc wszystkie kluczowe funkcje w jednym miejscu.

2. Kontakt z klientem i telekonferencje

Komunikacja jest kluczowym czynnikiem prowadzącym do wysokiej efektywności pracy oraz utrzymania relacji z klientami. Każdy choć raz korzystał z aplikacji Skype, czy Meets. Dziś te narzędzia mogą stanowić podstawę do budowania kanałów komunikacji w każdej nowoczesnej kancelarii.

PukkaTeam (pukkateam.com)

To stosunkowo mało znane w Polsce rozwiązanie, skupiające się na tym, aby zespół rozproszony mógł poczuć się tak, jakby siedział razem w biurze, pomimo pracy zdalnej. Pukka osiąga ten efekt dzięki zautomatyzowanym zdjęciom z kamer użytkowników, oczywiście za uprzednim wyrażeniem zgody danego członka zespołu. Współpracownicy mogą „spojrzeć”, czy np. dana osoba siedzi przy biurku, w jakim jest nastroju, a w razie potrzeby bezpośrednio do niej zadzwonić. Pukka może działać jako odrębne narzędzie osadzone w przeglądarce lub funkcjonować jako część platformy Slack dzięki prostej integracji.

Whereby (whereby.com) (kiedyś appear.in)

To narzędzie nastawione przede wszystkim na łatwość użytkowania. Whereby umożliwia tworzenie telekonferencji w oparciu o dowolną przeglądarkę internetową lub dedykowane aplikacje mobilne i ich łatwe udostępnianie dzięki dedykowanym odnośnikom. Funkcjonalności telekonferencyjne Whereby są realizowane na bardzo wysokim poziomie, uwzględniając takie funkcje jak dzielenie się ekranem, bezpieczne konwersacje (bez zapisywania i przechowywania historii), czy pokoje zabezpieczone hasłem. Są też bardziej zaawansowane funkcje jak możliwość integracji z YouTube, tworzenie dedykowanego brandingu kanałów (dla biznesu) czy nagrywanie telekonferencji. Whereby udostępnia również pakiet darmowy, w ramach którego można organizować telekonferencje do 4 użytkowników. Idealnie sprawdzi się przy małych i średniej wielkości zespołach.

Hangouts & Meet (hangouts.google.com) oraz Skype (skype.com) & Teams (teams.microsoft.com)

To narzędzia telekonferencyjne i komunikacyjne udostępniane kolejno przez Google oraz Microsoft. Zdecydowana większość osób korzystających z telekonferencji miała okazję korzystać z obu narzędzi. Zapewniają one podstawowe funkcjonalności telekonferencji oraz uwzględniają przydatne dla biznesu rozwiązania takie jak nagrywanie rozmów, czy dzielenie się ekranem oraz możliwość zdalnego udostępnienia kontroli nad pulpitem innym użytkownikom. W zależności od środowiska chmurowego w jakim działa dane przedsiębiorstwo, będzie to najpewniej pierwszy (i jedyny) wybór.

3. Rejestracja czasu pracy

Przy pracy z domu lub zdalnego biura często łatwo jest stracić poczucie czasu. W przypadku zespołów rozproszonych i wolnych zawodów ważną rolę pełni monitorowanie czasu pracy, zarówno w celu wystawienia odpowiednich rozliczeń, jak i bieżącego sprawdzania postępów prac. W ostatnich latach pojawiło się wiele rozwiązań adresujących ten problem.

Toggl (toggl.com)

Toggl to aplikacja do mierzenia czasu pracy skupiona na łatwości obsługi i bezinwazyjnego monitorowania czasu pracy użytkownika. Dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości szybkiego włączania stopera z dowolnego miejsca w ramach systemu operacyjnego, Toggl jest jednym z najłatwiejszych w obsłudze systemów do mierzenia czasu pracy, w szczególności dla osób korzystających z tego typu oprogramowania po raz pierwszy. W ramach większych zespołów Toggl umożliwia między innymi wysyłanie powiadomień e-mail z przypomnieniem o monitorowaniu czasu pracy, konieczności dodawania opisów do rejestrowanych zadań, czy monitorowanie pracy całego zespołu. Toggl dostępny jest zarówno jako aplikacja desktopowa, webowa, jak i w wersji mobilnej. Co ważne, dostępny jest całkowicie darmowy pakiet „Basic” zapewniający podstawowe funkcje.

Harvest (getharvest.com)

To aplikacja do mierzenia i monitorowania czasu pracy przeznaczona przede wszystkim dla zespołów, chociaż dostępna jest również darmowa wersja dla jednoosobowych działalności. Harvest poza podstawowym zbiorem funkcji, takich jak monitorowanie czasu pracy, uzupełnianie timesheetów i raportowanie aktywności całego zespołu posiada również możliwość rozliczania innych wydatków poza czasem pracy. Może to być szczególnie przydatne, gdy w ramach projektu rozliczane muszą być inne koszty pracy np. dojazdy, noclegi czy koszty operacyjne. Harvest dostępny jest zarówno jako aplikacja desktopowa, webowa, jak i w wersji mobilnej.

Timecamp (timecamp.com)

Polska aplikacja do monitorowania aktywności i pracy użytkowników. Aplikacja kierowana jest zarówno do freelancerów, jak i większych zespołów. Timecamp pozwala na monitorowanie aktywności użytkownika i automatyczne wypełnianie „timesheetów”, co pozwala zaoszczędzić czas członków zespołu przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad postępami prac i realizacją zadań. Z punktu widzenia zarządczego, Timecamp pozwala na łatwe generowanie raportów pokazujących zbiorczo to, nad czym pracuje cały zespół. Bezpośrednio z poziomu oprogramowania możliwe jest również rozliczanie zadań całych zespołów projektowych, fakturowanie godzin pracy oraz mierzenie stopnia realizacji budżetu na dany projekt. Dodatkowo timecamp integruje się z aplikacjami takimi jak Asana, Trello, czy Basecamp co umożliwia bezpośrednie monitorowanie czasu pracy z poziomu tych aplikacji. Timecamp dostępny jest zarówno jako aplikacja desktopowa, webowa, jak i w wersji mobilnej.

Wykorzystanie choć części ze wskazanych narzędzi pozwoli na usprawnienie procesu pozyskiwania nowych klientów, nawiązywania relacji oraz ich obsługi. Pomoże także usprawnić pracę zespołu, pomimo działań zdanych. Pandemia jest zatem szansą na szybszy proces digitalizacji pracy kancelarii, a tym samym na zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku.

Mapa narzędzi opisana w niniejszym artykule została zaczerpnięta z szerszego raportu opracowanego przez ENKY CONSULTING pt. „Zarządzenie Projektami w Czasach Pandemii” – zachęcam do jego pobrania i lektury.

ENKY CONSULTING świadczy usługi doradcze w obszarze LegalTech. Z sukcesami przeprowadziliśmy naszych klientów przez procesy wdrożenia nowych technologii w sferze prawnej. Jeśli chcesz wiedzieć więcej, odezwij się!