Narzędzia do optymalizacji procesów

Dzisiejsze przedsiębiorstwa, szczególnie w epoce kryzysu, zmuszone są do jak największych oszczędności i optymalizacji. O ile w czasach prosperity niektóre niegospodarności mogą wiecznie ukrywać za rosnącymi przychodami, o tyle nagłe załamanie rynku mówi „sprawdzam” i obnaża wszystkie słabe strony działania firm. Dlatego w czasie krachu tak ważna jest optymalizacja procesów biznesowych i łatanie dziur, przez które wypływają potencjalne oszczędności.

Przedsiębiorstwo jednak nie powinno czekać aż do momentu kryzysowego i może skorzystać z metod optymalizacji procesów szczególnie w sytuacjach, gdy:

powody optymalizacji procesów

Skuteczne optymalizowanie procesów składa się z 6 podstawowych etapów:

  • Analiza potrzeb
  • Analiza stanu obecnego
  • Analiza stanu docelowego
  • Stworzenie planu optymalizacji
  • Wdrożenie
  • Monitorowanie i kontrola

Firmy zajmujące się optymalizacją procesów wykorzystują na różnych etapach specjalistyczne narzędzia do analizy i usprawnień. Skrzynka z narzędziami jest duża, jednak do najbardziej popularnych należą m.in.:

Value Stream Mapping (Mapowanie strumienia wartości)

Value Stream Mapping to technika produkcji lean, która została przyjęta w zarządzaniu zwinnym.

Celem tej techniki jest optymalizacja przepływu informacji lub materiałów wymaganych do ukończenia procesu, a tym samym skrócenie czasu potrzebnego do stworzenia wartości i wyeliminowanie marnotrawstwa lub niepotrzebnej pracy. W mapowaniu strumienia wartości tworzymy wizualną mapę przepływu procesu, abyśmy mogli zidentyfikować, gdzie marnują się opóźnienia i występują ograniczenia.

Po zidentyfikowaniu obszarów, które można by poprawić w tym procesie, możemy szukać sposobów na usunięcie tych problemów i usprawnienie procesu.

BPMN 2.0

Graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych. Pozwala na prostą wizualizację kroków i łatwiejszą komunikację i współprace w drodze do skutecznej realizacji celu biznesowego. Możliwe jest dostosowanie schematu do ról interesariuszy i identyfikowanie w procesach problemów, które mogą wymagać rozwiązania i potencjalnych obszarów wymagających poprawy.

Tablica Kanban

Tablice Kanban są odmianą tradycyjnego systemu Kanban, polegającego na takim zarządzaniu, aby każda komórka organizacyjna wykonywała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne, opartego na cyrkulacji kart produktów oraz analizie przepływu kart. Za jej pomocą można pokazać zarówno prosty proces, w jakim pracuje jeden zespół, jak i bardzo skomplikowany, wymagający zaangażowania wielu zespołów czy niezależnych specjalistów.

Tablica pozwala obsługiwać różnego typu zadania realizowane na potrzeby jednego lub wielu produktów w dowolnych konfiguracjach osobowych. Pełni funkcję punktu informacyjnego i często staje się ogniwem spajającym ludzi połączonych przez wspólny cel i proces.

Zasady 5S

Zasady 5S to zbiór pięciu prostych zasad: selekcja, sortowanie, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina (ang. sort, storage, shine, standarize, sustain). Jest to narzędzie, którego celem jest stworzenie oraz utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy. Wynika z przekonania, że czystość, porządek i dobra organizacja miejsca pracy mają zasadniczy wpływ na produktywność, stabilność procesów oraz wyeliminowanie marnotrawstwa.

Same narzędzia to jednak nie wszystko – firmy decydując się na optymalizację, muszą określić swoje priorytety. W zależności od rodzaju firmy i specyfiki działalności, najczęstszymi strategiami optymalizacyjnymi są m.in.:

  • Lean Management – Strategia zarządzania przedsiębiorstwem opierająca się na zasadach pozwalających na zminimalizowanie marnotrawstwa, które nie dodaje produktowi żadnej wartości
  • Just-in-time – Strategia produkcji ograniczająca koszt produkcji poprzez zmniejszenie kosztów związanych z magazynem i innymi kosztami dotyczącymi zapasów
  • Kanban – System nazywany samoregulującym się narzędziem operacyjnego sterowania produkcją. Sterowany jest on w oparciu nie o plan, ale o zdarzenia, które mają miejsce bezpośrednio na produkcji
  • Kaizen – Strategia polegająca na ciągłym i niekończącym się poprawianiu procesów dzięki zaangażowaniu każdego pracownika firmy.

Jest to oczywiście zaledwie wycinek dużego obszaru wiedzy, jakim jest skuteczna optymalizacja procesów. Każda organizacja i każdy proces są jedyne w swoim rodzaju, dlatego do każdego projektu należy podejść z odpowiednim zestawem narzędzi i wniosków z poprzednich doświadczeń. Eksperci Enky Consulting z wielką przyjemnością służą naszym klientom w zakresie usprawnień i modernizacji ich procesów, wspomagając przetrwać czasy kryzysu oraz zyskać przewagi konkurencyjne. Odezwij się do nas na adres contact@enkyconsulting.com, by porozmawiać o procesach w Twojej firmie i zwiększyć szanse na skuteczne działanie!