Jutro zaczęło się już dziś. Transformacja przedsiębiorstw w dobie COVID-19

Ostatnie lata minęły nam w błogim przeświadczeniu, że żyjemy w przededniu. Już jutro miały nas dopaść przemiany cywilizacyjne związane z robotyzacją i automatyzacją zadań, już jutro świat miał zacząć powszechnie stosować sztuczną inteligencję, już jutro autonomiczne samochody miały wozić nas po drogach, a autonomiczne drony dostarczać nam pizzę, wypieczoną na automatycznej linii produkcyjnej.

Tymczasem jutro zaczęło się już dziś. Bardziej apokaliptycznie, niż ktokolwiek mógłby sądzić. Ulice dużych miast przypominają bardziej sceny rodem z Wojny Światów, czy Jestem Legendą, niż z najbardziej nawet pesymistycznych wizji Czarnego Lustra, w których gwałtowny rozwój nowych technologii sprawiał, że przejmowały one władze nad ludźmi i przez które zadawaliśmy sobie pytania o nasze człowieczeństwo i jego ograniczenia. 

Te pytania wręcz momentalnie przestały być aktualne. W czasie, w którym niemal uwięzieni we własnych domach staramy się utrzymać maksymalną sterylnośćby chronić swoich bliskich i siebie i jednocześnie nie zaprzestawać pracy, potrzebujemy nowoczesnych technologii bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. 

Konia z rzędem temu, kto trafnie przewidzi, ile paraliż związany z pandemią może w ogóle potrwać. Niektórzy rosyjscy bukmacherzy, którzy mocno ucierpieli na zawieszeniu rozgrywek sportowych, już teraz umożliwiają obstawianie związanych z koronawirusem wydarzeń, takich jak to czy Rosja będzie zmuszona stawić czoła brakom różnego rodzaju żywności, kiedy będzie opracowana szczepionka bądź lek na COVID-19a nawet to czy Yury Dud – rosyjski dziennikarz młodego pokolenia – zrobi film o pandemii z 2020 roku[1].

Optymistyczne scenariusze przewidują wygaszenie rozprzestrzeniania się choroby do czerwca, jednak realnie pandemia może potrwać wieloma miesiącami i skrajnie zmienić nasz sposób życia i myślenia o otaczającym nas świecie. Zaraz za nią, jak smutny towarzysz upiornej pani, kroczy rozpędzający się kryzys, który może jeszcze bardziej zmusić nas do przewartościowania swoich priorytetów i konieczności.

Jeśli chcemy, by wszystko zostało po staremu, niemal wszystko musi się więc zmienić. Przedsiębiorstwa będą zmuszone nie tylko do szukania oszczędności i cięcia kosztów, ale też do holistycznej analizy swoich modeli biznesowych, sposobów pracy i stosowanych technologii.

Pomimo proponowanych przez rządy pakietów rozwiązań antykryzysowych, niewielu odważa się sądzić, że mogą one uratować gospodarki przed zachwianiem. W związku z tym telefony osób decyzyjnych zarówno wielkich korporacji, jak i mniejszych biznesów są rozgrzane do czerwoności, a internetowe łącza, dzięki aplikacjom takim jak Microsoft Teams, czy Google Hangouts, przeżywają teraz testy swoich możliwości. Niemal wszyscy zastanawiają się co dalej, a wiele spółek już teraz złożyło wnioski o upadłość.

Należy jednak pamiętać, że chociaż pandemia i kryzys uderzą we wszystkich, ci którzy najlepiej przystosują się do nowej rzeczywistości, wkrótce mogą zostać największymi graczami świata po koronawirusie. Czym jednak będzie to najlepsze przystosowanie się?

Kto i jak ucierpi najbardziej?

Zacznijmy od zidentyfikowania najważniejszych problemów i branż, które jako pierwsze będą nimi dotknięte. Agencja Ratingowa Moody’s[2] podzieliła gospodarkę na cztery kategorie:

1. Firmy które najbardziej odczują kryzys:
  • Linie lotnicze
  • Gaming
  • Motoryzacja
  • Transport
  • Zakwaterowanie i restauracje
  • Odzież
  • Producenci dóbr luksusowych
2. W drugiej kolejności, lecz wciąż istotnie kryzys odczują także:
  • Petrochemia
  • Artykuły trwałe
  • Produkcja
  • Artykuły nietrwałe
  • Przemysł lotniczy i obronny
  • Górnictwo
  • Handel niespożywczy
  • Usługi dla firm
  • Chemia
  • Usługi konsumenckie
  • Handel hurtowy
3. Mniejszą ekspozycją na ryzyko będą cechować się:
  • Sprzęt IT
  • Służba zdrowia i farmacja
  • Przetwórstwo stali
  • Przetwórstwo surowców naturalnych
  • Zarządzanie odpadami
  • Oprogramowanie i usługi IT
  • Przemysł spożywczy
  • Budownictwo
  • Telekomunikacja i media
  • Opakowania
  • Nieruchomości
4. Potencjalnie pozytywny wpływ, epidemia może mieć na sektory takie jak:
  • Dostawcy Internetu
  • Sprzedaż detaliczna przez Internet
  • Wydobycie złota

Korzystając z tej analizy, zauważymy, że według Moody’s najbardziej narażone będą sektory, w których popyt zależy od fizycznej obecności konsumentów – jak turystyka, czy lotnictwo pasażerskie, a także częstości ich wychodzenia z domów – jak przemysł odzieżowy, czy producenci samochodów. Ze względu na rosnące bezrobocie, spadną też wydatki na dobra luksusowe, narażone na niepokoje społeczne i takie jak trwalsze dobra konsumpcyjne, czy gry komputerowe.

W drugiej kolejności cios odczują firmy, które ucierpią na zaprzestaniu działalności produkcyjnej w związku z brakiem popytu oraz problemami związanymi z samą działalnością operacyjną. W wielu sektorach takich jak produkcja, górnictwo czy chemikalia, pojawi się ryzyko wstrzymania operacji, ze względu na konieczność zaangażowania dużej liczby pracowników. W ramach walki z epidemią, rządy wielu państw opracowały regulacje, które stoją w sprzeczności z procedurami wymaganymi podczas produkcji, takimi jak minimalne odstępy między pracownikami. Obejmowanie kwarantanną kluczowych pracowników będzie również kluczowym zagrożeniem dla procesów produkcyjnych w wielu sektorach. Wiele z nich czekają przymusowe zwolnienia i dostosowanie procesów produkcyjnych do realiów nowej, post-epidemicznej rzeczywistości.

Nieco mniej narażone będą sektory związane z zaspokajaniem niższych potrzeb piramidy Masłowa – ludzie wciąż będą potrzebować żywności, napojów, budynków oraz gospodarki odpadami. W dobie konieczności przeniesienia handlu do Internetu raczej niezagrożeni będą również dostawcy rozwiązań i usług IT, niezbędnych do transformacji cyfrowej pozostałych sektorów. Niektórzy mogą na tym nawet zyskać – szczególnie dostawcy Internetu czy sprzedaż detaliczna w przestrzeni wirtualnej.

Ekspozycja na ryzyko poszczególnych gałęzi gospodarki

Powyższa lista nie wyczerpuje oczywiście całej listy sektorów będących ofiarami pandemii – mniej lub bardziej ucierpią niemal wszyscy – jednak daje nam już pewien obraz sytuacji, pozwalając na wyciągnięcie wniosków na temat najczęściej powtarzających się problemów i wyzwań.

Największe wyzwania

Wnioski te postanowiła wyciągnąć jedna z największych światowych firm zajmujących się doradztwem strategicznym – McKinsey Company w swoim raporcie „Covid-19: Briefing materials – Global health and crisis response”[3]. Wyróżniła ona 5 najważniejszych obszarów, które będą wymagać natychmiastowej uwagi ze strony przedsiębiorstw:

  • Ludzie – ograniczenie produktywności ze względu na problem z transformacją modelu działania na pracę zdalną oraz stresem związanym z przemianami ekonomicznymi i izolacją;
  • Technologia – ciągłość operacji i umożliwienie pracy zdalnej;
  • Klienci – ekstremalne ograniczenie popytu, konieczność uspokojenia ich obaw i zadbania o ich bezpieczeństwo;
  • Łańcuchy dostaw – zaburzenie ciągłości dostaw, konieczność zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa zgodnego z normami społecznego dystansowania się, problemy logistyczne, wpływ załamania się gospodarki na planowanie popytu;
  • Płynność – nagły spadek przychodu wymaga pilnego zajęcia się aspektem płynności finansowej.

Jako Enky Consulting chcielibyśmy przyjrzeć się głębiej tym obszarom i bazując na naszym doświadczeniu i najlepszych standardach zaproponować rozwiązania mogące w znaczący sposób usprawnić przystosowywanie się przedsiębiorstw do zmieniającego się na naszych oczach świata.

Ludzie

Pracą zdalną zajęliśmy się już w naszym raporcie – Zarządzanie Projektami w Czasach Pandemii [4]. Z przyjemnością zaproszę Państwa do jego lektury. Aby nie kanibalizować zawartych w nim treści, ale jednak nie pomijać tego wątku zupełnie wspomnę tylko, że przejście na pracę zdalną to olbrzymie wyzwanie dla większości zespołów, które wcześniej były przyzwyczajone do stacjonarnego modelu działania. Wiele zespołów może tego nie przetrwać, nie tylko przez brak odpowiednich procedur i przyzwyczajeń, ale też po prostu przez brak narzędzi ją wspierających. Wielu menadżerów będzie zagubionych w świecie, w którym nie będą mogli na bieżąco weryfikować pracy swoich pracowników. Pracownicy będą zdemotywowani, nie mając przed sobą określonych zadań i metod pracy. Brak odpowiednich przepływów dokumentów może zablokować wiele działań lub narazić firmę na straty.

Asymetria informacji i odmienność sposobów działania w nowych warunkach może doprowadzić do chaosu, stresu, demotywacji i w konsekwencji upadku wielu projektów i przedsiębiorstw, które nie będą w stanie wystarczająco szybko przekonwertować się na zdalny sposób działania.

Dlatego też najbliższe miesiące będą wymagały przywództwa lepszego niż kiedykolwiek. Wiele organizacji będzie musiało na nowo przemyśleć struktury swoich zespołów, wprowadzić nowe zasady, nowe narzędzia i technologie. Ponadto ważne stanie się wprowadzenie określanej z angielska „caring culture”, czyli kultury dbania o siebie nawzajem poprzez wzajemne informowanie się o stanie zdrowia, wirtualnych integracji zespołów i dostosowanie realiów do jak najlepszego angażowania i motywowania pracowników podczas pracy zdalnej.

Nie wszystkie jednak firmy będą mogły wdrożyć do swoich działań pracę zdalną. Pracownicy, których fizyczna obecność jest niezbędna, będą musieli być objęci specjalnymi procedurami. Menadżerzy powinni zidentyfikować i zabezpieczyć miejsca i momenty, które zwiększają ekspozycje ich podwładnych na ryzyko zarażenia, a także zapewnić im proste i przejrzyste instrukcje zachowań w poszczególnych sytuacjach.

Na świecie istnieją firmy, które potrafią pomóc w błyskawicznym wdrażaniu nowych modeli zarządzania, w tym zarządzania zdalnego. Jedną z takich firm jest Enky Consulting. Jeśli zmagasz się lub widzisz, że firma, w której pracujesz, zmaga się z chaosem i problemem zaadaptowania się do nowej sytuacji, przeczytaj nasz raport. Następnie skontaktuj się z nami na darmową konsultację, na której wspólnie ocenimy czy pomocna dłoń będzie w tym zakresie potrzebna. Jesteśmy w stanie doradzić zarówno w zakresie dostosowania zespołu do pracy zdalnej, w obszarze projektowania norm bezpieczeństwa w zakładach produkcyjnych i przygotowywania instrukcji dla pracowników, a także w rozwiązaniach i usprawnieniach dopasowanych do nawet najbardziej wymagających klientów.

Technologia

O ile automatyzacja procesów biznesowych i produkcyjnych była mocnym trendem jeszcze przed epidemią, teraz jeszcze bardziej nabiera ona znaczenia z dwóch przyczyn:

  • Uzależnienie od czynnika ludzkiego generuje ryzyko przestojów z powodu możliwości zachorowania lub bycia objętymi kwarantanną.
  • Może umożliwić redukcję etatów i znacząco obniżyć koszty wynagrodzeń pracowników.

Nietrudno sobie wyobrazić, że w firmach każdej wielkości mogą wydarzyć się sytuacje, w których wirus całkowicie zaburzy ich działalność operacyjną. Zarówno mała restauracja, w której szef kuchni zostanie objęty kwarantanną, jak i olbrzymie przedsiębiorstwo produkcyjne, w którym cały dział pracowników pakujących produkty do opakowań będzie wyłączony z powodu choroby, muszą liczyć się z przestojami uniemożliwiającymi działalność. Pytanie więc powinno brzmieć nie „czy”, ale „jak” wprowadzić automatyzację, żeby jak najbardziej zmniejszyć ekspozycję przedsiębiorstwa na to ryzyko.

Aby rzetelnie zbadać, w których miejscach przedsiębiorstwo może postawić na automatyzację, w pierwszej kolejności pojawi się konieczność zmapowania procesów wewnątrz organizacji i analizy możliwych innowacji. W dalszej kolejności należy znaleźć miejsca możliwych usprawnień, przeprowadzić ich analizę biznesową, a później zadbać o efektywne wdrożenie.

Mieliśmy okazję uczestniczyć w tych procesach jeszcze przed nadejściem epidemii, wielokrotnie wdrażając skomplikowane automatyzacje i ułatwiające procesy ulepszenia. Jako Enky Consulting zarówno sami, jak i z partnerami, wielokrotnie wprowadzaliśmy innowacje, takie jak projekt polegający na zbudowaniu i implementacji dla naszego klienta nowej struktury i podziału pracy w ramach zespołów backoffice procesujących zamówienia i zarządzających danymi oraz dokumentacją. Celem automatyzacji procesów był przede wszystkim wzrost ich efektywności, co przekładało się bezpośrednio na satysfakcję klientów – m.in. mniej zwrotów, krótszy czas realizacji zamówień, faktury wystawiane na czas. Na starcie zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary do automatyzacji poprzez analizę czynności wykonywanych przez pracowników, ich udziału w czasie pracy ogółem oraz ich wagę w kontakcie z klientem końcowym. Okazało się, że na obszary krytyczne z punktu widzenia klienta poświęcane jest około 15-20% czasu pracy. Pozostały czas spędzany był głównie na wyjaśnianiu nieścisłości w danych, „gaszeniu pożarów” oraz powtarzalnych czynnościach związanych z przygotowaniem dokumentu.

W ramach kluczowych usprawnień projektu znalazły się takie obszary jak zmniejszenie ilości papierowych dokumentów do minimum i zastąpienie ich dokumentami elektronicznymi gdzie to możliwe, poprawa jakości danych wejściowych, automatyzacja powtarzalnych raportów, wyeliminowanie wąskich gardeł, dzięki skróceniu czasu obsługi zamówień, zacieśnienie współpracy pomiędzy kluczowymi osobami w zespole, uproszczenie niektórych procedur oraz stworzenie nowych w obszarach, które powodował powstawanie wątpliwości i wymagały angażowania przełożonych. Szacuje się, że dzięki temu nasz klient mógł oszczędzić nawet do 200 godzin pracy miesięcznie!

Klienci

Brak możliwości handlu stacjonarnego uderzy w niemal wszystkich producentów i dystrybutorów zarówno z sektora FMCG, meblarskiego, RTV, restauracyjnego, odzieżowego i innych, które wykorzystywały w dużym stopniu lokale znajdujące się nie tylko w galeriach handlowych, ale i przy ulicach miast, czy nawet drobnych, osiedlowych punktów sprzedaży. Trudno przewidzieć jak długo potrwają ograniczenia w handlu, dlatego większość firm, których działalność polega na sprzedaży, powinna rozważyć nowy model biznesowy i dystrybucyjny polegający na sprzedaży towarów w przestrzeni wirtualnej.

Niewątpliwie dla wielu firm będzie to duże wyzwanie, szczególnie przez mnogość i skomplikowanie narzędzi do tego służących. O ile korzystanie z allegro może wydawać się intuicyjne, efektywne wykorzystanie innych narzędzi i platform służących do handlu w Internecie będzie wymagać szerokiej wiedzy na temat technologii i możliwości. Odpowiednio skonfigurowany proces sprzedaży od kliknięcia przez użytkownika w adres sklepu, aż do dostarczenia produktu pod jego drzwi, będzie istotną przewagą konkurencyjną. W kontekście konkurencji pomiędzy sklepami, ich lokalizacje, witryny i udogodnienia niemal z dnia na dzień przestały mieć znaczenie, a terminy takie jak user experiance, czy customer journey nawet jeśli dla wielu sprzedawców nie będą brzmieć jak niezrozumiałe zaklęcia, to ich optymalizacja będzie poza zasięgiem bez doświadczenia w podobnych projektach. A wtedy może okazać się, że rynek brutalnie ich zweryfikuje.

Potęgę e-commerce zaobserwowaliśmy podczas projektów prowadzonych między innymi dla Unilever, UPC, czy SmartWeb Media. Doradzaliśmy w nich w zakresie audytu i scoutingu innowacji w obrębie największego w Polsce portalu kulinarnego www.przepisy.pl, który był w tamtym czasie odwiedzany ok. 2 000 000 razy miesięcznie i miał 1 100 000 obserwujących na Facebooku. Zarządzaliśmy międzynarodowymi działaniami marketingowymi i sprzedażowymi partnera na portalu www.android.com.pl mającego około 3 000 000 wizyt miesięcznie. Prowadziliśmy także projekty związane z optymalizacją i wdrażaniem modeli e-commerce dla detalistów z wielu innych branż. Z przyjemnością doradzimy, w jaki sposób stworzyć ofertę handlu w Internecie i jak poukładać logistykę, by wszystko działo się jak najbardziej automatycznie. Pomożemy również przy wszystkich projektach związanych z wprowadzaniem zdalnego modelu sprzedaży i optymalizacji istniejących rozwiązań w Państwa firmach i projektach.

Szukanie oszczędności i innych modeli biznesowych

Niemal 69 procent dużych polskich firm planuje zwolnienia pracowników[5], a prawie cała reszta zastanawia się właśnie, w jakich innych obszarach może poszukać oszczędności. Wycofywane będą usługi i produkty dostarczające najmniejszego zwrotu z inwestycji. Zamykane będą punkty stacjonarne. Awanse i nagrody zostaną na jakiś czas wstrzymane. Przedsiębiorstwa będą szukać tańszych dostawców, a klienci tańszych produktów. Pojawi się olbrzymi problem z zarządzaniem płynnością finansową, także w zakresie negocjacji z bankami i poszukiwaniem źródeł finansowania.

W tej sytuacji gwałtownego przemodelowania rynku przetrwają ci, którzy najlepiej i najszybciej się przystosują. Dlatego też potrzebne będą szybkie i mądre decyzje, podejmowane na bazie najlepszych informacji. Przedsiębiorstwa będą musiały przeanalizować swój model biznesowy, szukać nieefektywności i skupiać się na tym obszarach działania, które gwarantują największe szanse na powodzenie. Szukanie oszczędności będzie wymagać inwestycji w nowe maszyny i zmianę kanałów dystrybucji.

Jedną z naszych misji jest skuteczne pomaganie naszym klientom w optymalizacji działań i modeli biznesowych. Korzystamy z najnowocześniejszych technologii takich jak big data i machine learning, by szukać możliwości redukcji kosztów operacyjnych. Członkowie Enky Consulting to wiodący specjaliści w zakresie analizy biznesowej, posiadający certyfikaty PMI-PBA® (Professional in Business Analysis), a sieć współpracujących z nami ekspertów z różnych branż, posiadających między innymi certyfikaty CFA® (Chartered Financial Analyst), pozwala na holistyczne podejście do szukania oszczędności. W sytuacjach wymagających pilnego kryzysowego wsparcia może przydać się pomoc przy optymalizacji kapitału obrotowego (kredyty obrotowe, faktoring, leasing) lub negocjacjach z podmiotami finansującymi, takimi jak banki czy instytucje rozwoju (ARP, PFR, BGK, NCBiR). Zależy nam na wsparciu Państwa w tym trudnym okresie i dołożymy wszystkich starań, żeby znaleźć optymalne rozwiązania.

Co jeszcze można zrobić?

Wszyscy zdajemy sobie sprawę, jakim ciosem dla gospodarki będzie obecna sytuacja. Niestety, w związku z upadkiem wielu działalności, problemami logistycznymi, zamknięciem granic wielu krajów, wiele przedsiębiorstw będzie zmuszonych do poszukania nowych dostawców zasobów i usług. Często będzie to też wymuszone wspomnianymi wcześniej oszczędnościami. Dlatego już teraz firmy powinny przygotowywać się do poszukiwania alternatyw dla swoich stałych dostawców lub gwarancji i ubezpieczeń na wypadek, gdyby byli oni dotknięci przestojami, lub nawet ryzykiem zamknięcia zakładu. Z pewnością konieczne będzie poszukiwanie optymalizacji podatkowych, umorzeń i odroczeń. Warto śledzić rozwiązania mające zmniejszyć negatywne efekty związane z epidemią, nad którymi pracuje Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.

Uczciwie przyznamy – nie jesteśmy specjalistami w rozwiązaniach spoza naszego zakresu, dlatego pozwolimy sobie nie rozwijać się w szczegółach dotyczących tym dziedzin optymalizacji. Na pewno jednak, jeśli sytuacja będzie tego wymagać, służymy pomocą we wskazaniu profesjonalistów, którzy mają w tym zakresie duże doświadczenie.

Epilog

Kolejne miesiące będą trudne. W zakończeniu nie chciałbym już powtarzać darwinizmów, które wspominałem w poprzednich akapitach. Że przetrwają najlepsi, najlepiej przystosowani, czy też gotowi do szybkiej transformacji. Że firmy, które się nie dostosują, będą musiały niemal z dnia na dzień zakończyć działalność. To już wiadomo – wszyscy będziemy musieli teraz szybko szukać sposobów, by utrzymać się na powierzchni.

Na koniec chciałbym tylko przestrzec – nieprzemyślane ruchy mogą teraz jeszcze bardziej przeszkodzić niż pomóc. Robienie projektów i prowadzenie biznesu spontanicznie, pod wpływem impulsu czasem może się udać, jednak w przytłaczającej większości przypadków mija się z mądrością i kończy się porażką, szczególnie w kryzysowych czasach. Dlatego tak ważne jest teraz to, by usprawnienia i technologie wprowadzane do biznesu były odpowiednio przeanalizowane, zaplanowane i wdrożone. Nie pozwólmy, by wszechobecne przerażenie, stres i potrzeba szybkich zmian zniszczyły jakość zarządzania. Jeśli to możliwe – pytajmy specjalistów. Przy całej makabrze sytuacji pamiętajmy też, żeby zachowywać się etycznie i pomagać sobie nawzajem. Epidemia i kryzys w końcu się skończą, dlatego szukajmy teraz okazji, by wyjść z nich jako mocniejsi, mądrzejsi i bardziej efektywni, zarówno jako przedsiębiorstwa, jak i jako ludzie.

Enky Consulting z ogromną przyjemnością oferuje swoje doradztwo w zakresie cyfrowej transformacji i optymalizacji, by kolejne miesiące były dla naszych klientów nie tylko walką o przetrwanie, ale też stworzyły szanse na rozwój i poszukiwanie nowych okazji biznesowych.

Zapraszamy do kontaktu pod adresem contact@enkyconsulting.com i mamy nadzieję, już dziś wszyscy zaczniemy stawać się dobrze zarządzani, zdigitalizowani i maksymalnie zautomatyzowani. Bo komfort życia w przededniu już się wczoraj skończył.

Życzę dużo zdrowia i wytrwałości!

Marcin M. Dominiak